Tietosuoja

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

Rekisterinpitäjä

Tilimanager Oy
Y-tunnus: 1456527-2
osoite: Takojankatu 1 c B 11, 33540 TAMPERE
p. 03-3141 4000
sähköposti: info@tilimanager.fi

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Iiro Leino
p. 040 575 7130
sähköposti: iiro.leino@tilimanager.fi

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröityä kehotetaan ottamaan yhteyttä edellä mainittuun yhteyshenkilöön.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

• Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn
• Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde
• Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Asiakasrekisterissä olevia tietoja (yritystietoja ja henkilötietoja) käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen toimeenpano
• Asiakasviestintä ja asiakassuhteen hoitaminen
• Tilimanager Oy:n palveluiden markkinointi
• Laskutus ja maksusaatavien perintä
• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen suojaaminen
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötiedot saadaan asiakkaana olevan yrityksen tai yhteisön edustajalta sekä julkisista viranomaisrekistereistä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

• Nimi
• Henkilötunnus
• Mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta, tallennetaan syntymäaika ja -paikka sekä kansallisuus.
• Mikäli henkilöllä on Y-tunnus, myös se tallennetaan.
• Yhteystiedot: postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Viestinnässä käytettävä kieli, mikäli se ei ole suomi.
• Henkilön asema, toimivaltuudet ja/tai omistusosuudet asiakkaana olevassa yrityksessä tai muussa yhteisössä
• Tilitoimiston asiakkaan tunnistamiseen ja toiminnan arviointiin liittyvät tiedot sen mukaisesti kuin edellytetään laissa rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (laki 444/2017 eli ns. rahanpesulaki).
• Kun henkilö on asiakasrekisterissä jonkin yrityksen tai yhteisön edustajana, niin henkilötiedot on tallennettu kyseisen yrityksen tai yhteisön tietojen yhteyteen. Niinpä asiakasrekisterin tiedoista ilmenee myös se, mitä ja millaista yritystä/yhteisöä kyseinen henkilö edustaa. (Nämä eivät kuitenkaan ole varsinaisia henkilötietoja vaan yritystietoja.)

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei laissa aseteta siihen velvoitetta. Tietoja voidaan siis poikkeuksellisesti luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lain vaatimuksesta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintäyhtiölle myöhästyneen laskusaamisen tai muun velkasaamisen perimiseksi.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien salassapitosopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Tietojen säilytysaika

Kun henkilötiedot on tallennettu sopimussuhteen perusteella, niin henkilötietoja säilytetään koko sopimussuhteen ajan sekä sen jälkeen niin kauan, kuin se on tarpeellista sopimussuhteeseen liittyvien asioiden hoitamiseksi, mahdollisiin kanteisiin tai vaatimuksiin vastaamiseksi, saamisten perimiseksi tai muuten oikeutettujen etujen suojaamiseksi.

Kun henkilötiedot on tallennettu lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, niin henkilötietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;
2. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai
3. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen ja pyytää tarvittaessa suostumuksen.

Evästeet

tilimanager.fi-verkkosivuston vierailijoista voidaan kerätä tietoa ja sivustolla voidaan käyttää evästeitä sivuston käyttökokemuksen ja toimivuuden parantamiseen. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat sivuston vierailijan päätelaitteelle. Evästeiden avulla ei voi saada tietoa yksittäisestä tunnistettavasta henkilöstä, vaan niiden avulla voidaan kerätä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• Käyttäjän IP-osoite
• Vierailun kellonaika
• Vieraillut sivut ja vierailun kesto
• Käytetty selaintyyppi tai päätelaitteen käyttöjärjestelmä
• Mistä käyttäjä on tullut sivustolle ja mihin käyttäjä siirtyy sivuston käyttämisen jälkeen
• Evästeiden avulla kerättyä tietoa voidaan käyttää esimerkiksi kohdennettuun mainontaan Googlen kumppanuusverkostossa.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 5.11.2020.